年賀状の宛名印刷｜WordとExcelの準備と手順
「今年も年賀状を出したいけれど、宛名を手で書くのは大変」「去年はプリンターの調子が悪くて、はがきを何枚も無駄にしてしまった」——毎年この時期になると、年賀状の宛名印刷についてのご相談が、都城市のお客様からも増えてきます。年賀状は、年末が近づいてから慌てて準備を始めると、プリンターの不具合や住所録のミスが見つかったときに、やり直す時間が足りなくなりがちです。この記事では、パソコンとプリンターで年賀状の宛名を印刷するときの準備のコツを、「住所録づくり」「Wordでの宛名面の作成」「プリンターの設定」「試し印刷」の順に整理しました。今のうちから少しずつ準備しておけば、年末に落ち着いて作業できます。
年賀状の準備は、いつから始めればよいでしょうか
まず、2027年用（令和9年用）の年賀状のスケジュールを確認しておきましょう。日本郵便が2026年8月31日に発表した内容によると、年賀はがきの発売は2026年11月2日（月）からで、販売は2027年1月15日（金）までの予定です。そして、年賀状の受付が始まるのは2026年12月20日（日）、元日に届けるための投函の目安は2026年12月27日（日）までとされています。以前は、受付開始が12月15日、元日に届けるための目安が12月25日でしたので、今年は少し日程が後ろにずれている点に注意が必要です。来年の干支は「未（ひつじ）」で、年賀状のデザインも、羊をテーマにしたものが多く見られるようになります。
ただ、日程に余裕があるからといって、準備を後回しにするのはおすすめできません。宛名印刷の準備には、住所録の整理、プリンターの動作確認、インクや用紙の用意など、時間のかかる作業が意外に多いためです。特にプリンターは、しばらく使っていないと、いざ使おうとしたときにインクが詰まっていたり、設定がうまく合わなかったりすることがあります。発売日の11月上旬までに、住所録とプリンターの点検を済ませておくと、はがきを手に入れてからの作業がスムーズに進みます。なお、はがきの発売日や受付日などの日程は、今後変更される場合もありますので、最新の情報は日本郵便の案内でご確認ください。
宛名印刷の方法は、大きく3つあります
パソコンとプリンターで宛名を印刷する方法は、おおまかに3つに分けられます。ご自身のパソコンの使い方や、年賀状の枚数に合わせて選んでみてください。
ひとつめは、年賀状作成ソフトやWebサービスを使う方法です。プリンターのメーカーが無料で提供しているソフトや、日本郵便の「郵便年賀.jp」のようなWebサービスでは、デザインの作成などを、画面の案内に沿って進められるものが多くあり、ソフトによっては宛名の印刷まで対応しています。デザインにもこだわりたい方に向いていますが、ソフトやサービスによって機能や操作が異なるため、宛名印刷に対応しているか、お使いのプリンターで使えるかを、事前に確認しておきましょう。
ふたつめは、WordとExcelを使う方法です。Excelで住所録を作り、Wordの「差し込み文書」機能で宛名面に読み込んで印刷します。すでにWordとExcelをお持ちの方であれば、追加のソフトを買わずに始められるのが利点です。この記事では、この方法を中心に、手順を詳しくご紹介します。
3つめは、郵便局や印刷店の年賀状印刷サービスに依頼する方法です。枚数が多い場合や、プリンターをお持ちでない場合に便利ですが、注文の締め切りが早めに設定されていることが多いため、利用する場合は、早めにご確認ください。
まずは住所録づくり。Excelで作るときのコツ
宛名印刷の出来栄えを大きく左右するのが、住所録の作り方です。ここでつまずくと、後の作業で、住所が正しい位置に入らなかったり、宛名が二重に表示されたりします。Excelで住所録を作るときの基本は、「1行目に項目名（見出し）を入れ、2行目からは1件につき1行で入力する」ことです。見出しの行を複数にしたり、途中に空白の行を入れたり、セルを結合したりしないようにしましょう。
項目の分け方にも、コツがあります。次のように、情報を細かく分けて入力しておくと、あとで調整がしやすくなります。
- 姓と名：別々の列に分けておくと、連名にするときや、敬称を付けるときに扱いやすくなります。
- 敬称：「様」「御中」などを別の列にしておくと、相手に合わせて切り替えられます。
- 郵便番号：文字として入力し、先頭の「0」が消えないようにします。ハイフンの有無も、全員分で統一しておきましょう。
- 住所1と住所2：都道府県から番地までを「住所1」、建物名や部屋番号を「住所2」に分けておくと、宛名面で不自然な位置で改行されるのを防げます。
- 連名：ご夫婦やご家族の名前を入れる列を用意しておきます。
入力の際は、全角と半角が混ざっていないか、不要な空白が入っていないかも確認しておきましょう。また、この機会に、住所録の見直しもしておくと安心です。転居された方、喪中のお知らせをいただいた方、年賀状のやり取りを終える「年賀状じまい」をされた方などを、整理しておくと、無駄な印刷を減らせます。Excelの使い方を、もう少し便利にしたい方は、Excelの意外と知らない便利機能5選もご参考にしてください。
そして、住所録には、ご友人やご親戚、お取引先などの住所や氏名が含まれる、大切な個人情報です。他の方の目に触れる場所に置いたり、誰でも開けるUSBメモリに入れっぱなしにしたりしないよう、保管の仕方にも気を配りましょう。
Wordの「はがき宛名面印刷」で宛名面を作る手順
住所録ができたら、Wordで宛名面を作ります。Wordには、はがきの宛名面を作るための機能が備わっており、手順に沿って進めるだけで、住所録のデータが宛名の位置に自動で入ります。基本の流れは、次のとおりです。
- Wordを開き、上部の「差し込み文書」タブを選びます。
- 「はがき印刷」から「宛名面の作成」を選び、画面の案内（ウィザード）に沿って、はがきの種類や、縦書き・横書き、差出人の入力を進めます。
- 宛先のデータを指定する画面で「既存の住所録ファイル」を選び、先ほど作ったExcelのファイルを指定します。
- データが入っているシートを選んで進めると、宛名面が作成されます。
- 矢印のボタンで宛先を順に切り替えながら、郵便番号、住所、氏名、敬称が正しく入っているかを確認します。
データがうまく入らないときは、「はがき宛名印刷」タブにある、項目の対応づけを確認してみてください。たとえば、住所が不自然な位置で改行されるときは、住所録の「住所1」「住所2」の分け方を見直すと、直る場合があります。また、姓と名のデータが重複して宛名が二重に表示される場合は、対応する項目の設定を見直しましょう。画面の名称や配置は、Wordのバージョンによって少し異なる場合がありますので、ご自身の画面に合わせて読み替えてください。
連名の宛名は、いったん通常の文書に変換したうえで、手動で調整する方法があります。ただ、操作がやや複雑になりますので、枚数が少ない場合は、連名の方だけ、手書きにするという選択肢もあります。なお、Web版のWordでは、差し込み印刷の機能が使えない場合があるため、パソコンにインストールされたWordをお使いください。
プリンターやパソコンの設定で迷ったら、ご相談ください
「プリンターが年賀はがきに対応しているか分からない」「住所録がうまく宛名に入らない」といったご相談も承っています。お使いのパソコンやプリンターを拝見しながら、年賀状の準備を一緒に整えます。詳しくは、パソコン修理・サポートのページをご覧ください。
プリンターの準備：インク・用紙の設定・給紙の確認
宛名面ができたら、次はプリンターの準備です。年賀状の印刷は、普段の書類の印刷よりも、設定を細かく合わせる必要があります。まず、インクの残量を確認しましょう。インクが少なくなっていると、印刷の途中でかすれたり、色が薄くなったりして、せっかくのはがきが無駄になってしまいます。しばらく使っていなかった場合は、プリンターのメンテナンス機能で、ノズルの状態を確認し、詰まりがあればクリーニングをしておくと安心です。
次に、はがきの種類の確認です。年賀はがきには、無地のはがきや、インクジェットプリンター向けのはがきなど、いくつかの種類があります。インクジェットプリンターでデザイン面を写真のようにきれいに印刷したい場合は、インクジェット専用のはがきが向いています。一方、レーザープリンターをお使いの場合は、インクジェット専用のはがきが使えないことがありますので、プリンターの説明書で、使えるはがきの種類を確認してください。
そして、印刷時の設定です。パソコンの印刷画面で、プリンターの設定（プロパティ）を開き、用紙のサイズを「はがき」に、用紙の種類を、お使いのはがきに合ったもの（「はがき」「インクジェットはがき」など）に合わせます。この設定が合っていないと、印刷の位置がずれたり、インクが乾きにくくなったり、紙詰まりの原因になったりします。はがきをセットする位置や向き（表裏）も、プリンターによって異なります。給紙トレイは、普通紙用ではなく、はがき用の差し込み口や、手差しトレイを使う機種もあります。印刷の基本的な設定については、初めての印刷、プリンターの設定と基本操作でも解説していますので、あわせてご覧ください。
本番の前に、必ず試し印刷を。位置ずれを防ぐコツ
年賀はがきをいきなり印刷してしまうと、位置がずれていたときに、はがきが無駄になってしまいます。本番の前に、必ず、普通紙で試し印刷をしましょう。A4サイズの紙を、はがきと同じ大きさにカットした紙や、不要になった書き損じのはがきなどを使うと経済的です。
試し印刷をしたら、実際のはがきと重ねて、光に透かして位置を確認します。郵便番号の枠や、住所、氏名の位置が、はがきの枠にきちんと合っているかを見ましょう。数ミリのずれがある場合は、Wordの余白の設定や、プリンターの位置調整機能で、少しずつ微調整します。このとき、印刷する面（宛名面か通信面か）と、紙をセットする向きを、間違えないことも大切です。多くのプリンターで、はがきの表裏や上下を逆にセットしてしまうミスが起きやすいため、試し印刷の段階で、「どの向きにセットすると、どの面に印刷されるのか」を、メモしておくと、本番での失敗を防げます。
全員分を印刷する前に、最初の1〜2枚を本番用のはがきで試して、仕上がりを確認するのもおすすめです。問題がなければ、残りを続けて印刷します。また、はがきは、予備を数枚多めに用意しておくと、万が一のときに安心です。なお、書き損じてしまったはがきの交換については、条件や手続きがありますので、郵便局の案内をご確認ください。
うまく印刷できないときに確認したいこと
準備を整えても、印刷がうまくいかないことがあります。そんなときに確認したいポイントを、症状別にまとめます。
まず、「プリンターが反応しない」「印刷の指示を出しても、動かない」という場合です。プリンターの電源やケーブル、Wi-Fiの接続を確認しましょう。詳しい確認の手順は、プリンターが突然印刷できなくなった…確認すべき5つのポイントにまとめています。次に、「印刷すると、紙ではなくPDFが作られてしまう」という場合は、印刷先のプリンターの選択が、正しくない可能性があります。実際にあった例は、印刷するとPDFに？串間市西方のプリンター修理事例でご紹介しています。
そして、「色がかすれる」「特定の色だけ印刷されない」という場合は、インクの詰まりや、プリンターヘッドの不具合が考えられます。クリーニングを試しても改善しないときは、部品の交換が必要になることもあり、その例をCanon G6030でカラーだけ印刷されない原因｜都城市の修理事例でご紹介しています。年末が近づくと、プリンターの修理は混み合う傾向がありますので、「調子が悪いかもしれない」と感じたら、はがきを用意する前に、早めに点検しておくことをおすすめします。写真入りの年賀状にしたい方は、スマートフォンの写真をパソコンに取り込んでおく必要がありますので、スマホの写真、ちゃんとバックアップできていますか？パソコンへの保存方法もあわせてご覧ください。
住所録は、来年のために大切に保管しておきましょう
年賀状の印刷が終わっても、住所録は、来年以降も使う大切なデータです。毎年、一から作り直すのは大変ですので、完成した住所録は、別の場所にもバックアップを取っておきましょう。パソコンの自動バックアップの設定は、ファイル履歴機能で、自動バックアップを設定する方法で解説しています。外付けのハードディスクやUSBメモリに複製して、保管しておく方法もあります。
また、パソコンを買い替えるときは、住所録のファイルも、忘れずに新しいパソコンへ移しましょう。移行の方法は、新しいパソコンへのデータ移行、自分でもできる？引っ越しソフトの使い方で解説しています。ご自身での作業が不安な場合は、移行のご相談も承ります。
パソコンサポーターゼットは、都城市山田町にある、パソコン修理・販売・サポートの店舗です。年賀状の準備に関連して、プリンターの設定や、Word・Excelの使い方、住所録データの整理など、さまざまなご相談をいただいています。都城やその周辺で、ご自宅に伺ってのご相談をご希望の場合は、出張訪問エリア・料金一覧をご確認のうえ、お問い合わせください。診断・お見積りは無料です。
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よくあるご質問
Q1. 2027年用の年賀状は、いつから出せますか？
A1. 日本郵便の発表では、年賀状の受付開始は2026年12月20日、元日に届けるための投函の目安は12月27日までとされています。日程は変更される場合もあるため、最新の案内をご確認ください。
Q2. 年賀はがきは、いつ発売されますか？
A2. 2026年11月2日（月）に発売される予定です。販売は2027年1月15日までとされています。
Q3. WordやExcelがなくても、宛名印刷はできますか？
A3. はい、プリンターのメーカーが提供する無料の年賀状作成ソフトや、Webサービスを使う方法があります。お使いのプリンターに合った方法をご案内しますので、ご相談ください。
Q4. 宛名が二重に印刷されてしまいます。
A4. 住所録の姓と名の両方に氏名のデータが入っていると、宛名が重複して表示されることがあります。対応する項目の設定を見直すと、直る場合があります。
Q5. 郵便番号の先頭の「0」が消えてしまいます。
A5. Excelで、郵便番号の列を「文字列」として入力すると、先頭の0が消えにくくなります。住所録を作る段階で、設定しておきましょう。
Q6. はがきの位置がずれて印刷されます。
A6. 普通紙で試し印刷をして、実際のはがきと重ねて確認し、Wordの余白やプリンターの位置調整で微調整します。紙をセットする向きも、あわせて確認してください。
Q7. プリンターの調子が悪く、印刷がかすれます。
A7. インクの詰まりが考えられるため、まずはクリーニングを試してみてください。改善しない場合は、部品の不具合の可能性もありますので、ご相談ください。
Q8. 相談だけでも大丈夫ですか？
A8. はい、大丈夫です。診断・お見積りは無料ですので、「これくらいのことで聞いてもいいのか」と迷わず、お気軽にお電話ください。
年賀状の宛名印刷は、住所録、Word、プリンターという3つの準備がそろって、はじめてスムーズに進みます。年末の忙しい時期に慌てないためにも、はがきの発売前の今のうちに、住所録の整理とプリンターの点検をしておくのがおすすめです。都城市のパソコンサポーターゼットでは、パソコンやプリンターの設定でお困りの方のご相談を、専門用語を使わずに丁寧にお受けしています。まずはお気軽にお電話ください。
