電子帳簿保存法、個人事業主が最低限やるべき対応

「電子帳簿保存法」という言葉は聞いたことがあっても、「結局、自分は何をすればいいのか分からない」という個人事業主の方は少なくありません。2024年1月から電子取引データの電子保存が完全義務化され、経過措置（宥恕措置）も終了した今、対応は先延ばしにできないテーマになっています。とはいえ、身構える必要はありません。個人事業主の多くは、実はごく限られた対応で法律の要件を満たすことができます。この記事では、都城市のパソコンサポーターゼットが、2026年時点の最新情報をもとに、個人事業主が「最低限」やるべき対応だけを整理してお伝えします。

---

そもそも電子帳簿保存法とは？3つの区分をざっくり整理

電子帳簿保存法は、大きく分けて3つの制度で構成されています。①会計ソフトで作った帳簿等をデータのまま保存する「電子帳簿等保存」、②紙で受け取った領収書等をスキャナで読み取って保存する「スキャナ保存」、③メールやクラウドサービスなどでやり取りした請求書・領収書等のデータをそのまま保存する「電子取引データ保存」の3つです。このうち①と②は、あくまで「やりたい人がやってもよい」任意の制度です。会計ソフトを使わず紙の帳簿をつけている方や、紙の領収書をそのままファイリングしている方は、無理に対応する必要はありません。一方で③の電子取引データ保存だけは、個人事業主・法人を問わず、電子取引を行っているすべての事業者に義務付けられています。つまり、個人事業主が最優先で押さえるべきなのは、この「電子取引データ保存」への対応だけと言っても過言ではありません。

「電子取引」とは具体的に何を指すのか

電子取引とは、取引情報を電子データでやり取りすることを指します。具体的には、メールに添付されたPDFの請求書、ネットショップの購入履歴画面や領収書データ、クレジットカードの利用明細をWeb上で確認・ダウンロードする場合、LINEやチャットツールで送られてきた請求書の画像、口座振込の際にネットバンキングで発行される電子明細、Amazonや楽天市場などで買い物をした際にダウンロードできる領収書PDF、Web請求書サービス（クラウド請求書発行システムなど）から届く通知メールとその添付ファイルなども、すべて電子取引に該当します。逆に、紙で郵送されてきた請求書や、レジで受け取った紙のレシートは電子取引には該当せず、これまで通り紙のまま保存して問題ありません。つまり「元々データで受け取ったものは、データのまま保存する」というのが電子帳簿保存法の基本ルールであり、紙で受け取ったものをわざわざスキャンしてデータ化する義務はないという点は、多くの方が誤解しやすいポイントです。また、「請求書だけが対象で、領収書やレシートのデータは対象外」と誤解されがちですが、実際には取引の証拠となる書類全般が対象になるため、金額の大小にかかわらず、電子で受け取ったものはすべて保存の対象になると考えておくと安心です。

個人事業主が最低限やるべき3つのこと

電子取引データ保存への対応として、個人事業主が押さえるべき実務は、大きく次の3点に集約されます。

• ①電子で受け取ったデータは、電子のまま保存する。もっとも多い誤りが「メールで届いた請求書を紙に印刷して、原本のPDFは削除してしまう」というものです。電子帳簿保存法上、これは原則として認められません。届いたデータは、パソコンやクラウドストレージ上にファイルとして保存しておく必要があります。
• ②改ざん防止のための措置をとる。「真実性の確保」と呼ばれる要件で、①データにタイムスタンプを付与する、②訂正・削除の履歴が自動的に残るクラウドサービスを利用する、③自分の事業内で「訂正や削除を行うときのルール」を定めた事務処理規程を作り、それに沿って運用する、のいずれかを満たす必要があります。個人事業主の場合、特別なシステムを導入しなくても、国税庁が公開している個人事業者向けの事務処理規程のひな形を自分の状況に合わせて作成し、その通りに運用するだけで対応可能です。このひな形には、「データを訂正・削除する場合は、訂正・削除の内容や理由を記録した書類を作成し、データとあわせて保存する」といった基本的なルールがあらかじめ用意されているため、事業内容に合わせて事業者名や取引の種類などを書き換えるだけで、自分だけの事務処理規程として整えることができます。一度作成してしまえば、以降は特別な作業を毎回行う必要はなく、日々のデータ保存自体は今まで通りの流れで進められます。
• ③すぐに取り出せる状態に整理しておく。税務調査などで求められた際に、該当のデータをすぐに提示・提出できるようにしておく必要があります。難しく考えず、「請求書」「領収書」など取引の種類ごとにフォルダを分け、ファイル名を「日付_金額_取引先名」（例：20260907_11000_〇〇商店.pdf）のように統一しておくだけで、十分に実務的な整理として機能します。

「検索要件」は多くの個人事業主にとって朗報

電子帳簿保存法の要件の中でも特にハードルが高いとされてきたのが「検索要件」です。本来は、取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できること、さらに日付や金額の範囲指定検索や、2つ以上の項目を組み合わせた検索ができることまで求められます。しかし、基準期間（前々年）の売上高が5,000万円以下（税抜）の事業者については、この検索要件そのものが免除されます。多くの個人事業主は、この売上高の範囲に収まるため、実質的には「税務調査などでデータの提出を求められたら、速やかに応じられるようにしておく」という対応だけで済むケースがほとんどです。難しい検索システムやフォルダ構成を新たに構築する必要はなく、前述の「取引ごとにフォルダを分け、ファイル名を統一する」という整理方法で十分に実務上の要件を満たせます。

紙の領収書はどうする？スキャナ保存は「任意」

紙で受け取った領収書やレシートについては、これまで通り紙のまま保管して構いません。ファイリングして保存しておけば、電子帳簿保存法上は問題ないためです。一方で「紙の書類が増えて管理が大変」「レシートがすぐに色あせて読めなくなる」という悩みをお持ちの方は、スマートフォンのカメラやスキャナーで撮影・読み取りを行い、一定の要件を満たした形でデータ保存する「スキャナ保存」制度を任意で利用することもできます。この制度を使えば、要件を満たしたうえで紙の原本を処分することも可能になります。スキャナーや複合機を使った取り込み方法については、紙の書類をデータ化したい。スキャナー・複合機の便利な使い方でも詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

確定申告そのものとは別の話であることに注意

電子帳簿保存法への対応と、確定申告の手続きそのものは、混同されがちですが別の話です。確定申告は毎年の所得や経費を計算して税務署に申告する手続きであるのに対し、電子帳簿保存法はその申告の根拠となる帳簿や証憑（請求書・領収書など）を「どのような形で保存しておくか」を定めたルールです。極端に言えば、確定申告自体はこれまで通りの方法（e-Taxでも書面でも）で行いつつ、その申告の裏付けとなるデータの保存方法だけを電子帳簿保存法のルールに合わせる、というイメージを持つと分かりやすくなります。確定申告のたびに慌てて過去のデータを探し回らずに済むよう、日頃から取引ごとにフォルダを整理しておく習慣が、結果的に確定申告の準備そのものも楽にしてくれます。

会計ソフト・クラウドサービスは必須ではないが、実務的にはおすすめ

電子帳簿保存法に対応するために、必ずしも専用の会計ソフトやクラウドサービスを導入する必要はありません。フォルダ分けとファイル名の統一だけでも法律上の最低要件は満たせます。とはいえ、クラウド会計サービスの多くは、データを取り込むだけで自動的にタイムスタンプが付与されたり、訂正・削除の履歴が記録されたりする仕組みを備えているため、「改ざん防止のための措置」を意識せずに満たせるという実務上のメリットがあります。特に、請求書の発行と受け取りの両方が多い方は、日々の記帳の手間を減らせる点も含めて、クラウド会計への切り替えを検討する価値があります。エクセルでの管理とクラウド会計、どちらが自分に合っているか迷う方は、個人事業主の請求書作成、エクセルとクラウド会計どちらがいい？もあわせてご参考にしてください。

バックアップも忘れずに

電子取引データ保存では、データを紛失してしまうこと自体が保存義務違反につながりかねません。パソコンの故障やデータの誤削除に備えて、外付けHDDやクラウドストレージへの定期的なバックアップも習慣にしておきましょう。クラウドストレージの基本的な仕組みについては、クラウドストレージって何？写真・データを守る基本のバックアップ知識で解説しています。開業したばかりで顧客情報の管理体制に不安がある方は、開業したばかりの方へ。顧客情報を守るパソコンのセキュリティ設定もあわせてご確認いただくと安心です。

対応しなかった場合のリスクと、2026年度税制改正の朗報

電子取引データを正しく保存していなかった場合、税務調査の際に経費として認められない、あるいは帳簿の信頼性が疑われて青色申告の承認が取り消される可能性が指摘されています。また、データの改ざんが発覚した場合には、通常の重加算税に加えて10%の加重措置が科されることになっています。とはいえ、日々の取引を普通に記録・保存していれば過度に心配する必要はありません。なお、2026年度（令和7年度）税制改正では、要件を満たす会計システムなど（訂正・削除の履歴が残る、取引データと帳簿がひも付いているなど）を利用している事業者について、この重加算税の加重措置を科さない緩和策が新設されました（2027年1月以後に申告等をする国税から適用予定）。今後さらに正しい保存を後押しする制度が整っていく見込みですので、今のうちから基本を押さえておくと安心です。

よくあるご質問

Q1. 白色申告なのですが、電子帳簿保存法の対象になりますか？
A1. はい、対象になります。電子取引データ保存の義務は、青色申告・白色申告の別を問わず、電子取引を行っているすべての事業者に課されています。

Q2. 紙で受け取った領収書は、わざわざスキャンしてデータ化しないといけませんか？
A2. 義務ではありません。紙で受け取ったものは、これまで通り紙のまま保存して問題ありません。データ化するかどうかは任意の「スキャナ保存」制度を使うかどうかの選択次第です。

Q3. LINEで取引先から送られてきた請求書の画像は、どう扱えばいいですか？
A3. LINEでのやり取りも電子取引に該当するため、その画像データはそのまま保存しておく必要があります。印刷して原本のデータを削除してしまわないようご注意ください。

Q4. 検索要件が免除されるなら、もう何もしなくていいということですか？
A4. いいえ。検索要件が免除されても、データを電子のまま保存すること、改ざん防止のための措置をとること、求められたらすぐに提示できる状態にしておくことは引き続き必要です。

Q5. 会計ソフトを使っていないと法律違反になりますか？
A5. 会計ソフトの利用は必須ではありません。ただし、改ざん防止の要件を手間なく満たせるという実務上のメリットがあるため、導入を検討する価値はあります。

Q6. これまで何も対応してこなかったのですが、今からでも遅くないですか？
A6. 遅くありません。まずは今日から届いたデータを電子のまま保存し、フォルダを整理することから始めれば大丈夫です。過去の分をすべて今すぐ整理し直す必要は基本的にありません。

Q7. パソコンの操作があまり得意ではないのですが、対応できますか？
A7. フォルダを作って、そこにファイルを保存するという基本的な操作ができれば十分に対応可能です。フォルダ構成の作成やパソコンの基本操作については、私たちパソコンサポーターゼットでもサポートしております。

Q8. どこまで厳密に対応すれば絶対に安心と言えますか？
A8. 事業の状況によって最適な対応は異なるため、確実性を求める場合は、顧問税理士や国税庁の相談窓口に個別の状況を確認されることをおすすめします。この記事は一般的な内容の整理としてご活用ください。

電子帳簿保存法と聞くと難しく感じるかもしれませんが、個人事業主の多くにとって実際にやるべきことは「電子データはそのまま保存する」「改ざん防止のルールを決めておく」「取引ごとに整理しておく」というシンプルな3点に集約されます。フォルダ整理やパソコン環境づくりでお困りの際は、都城市のパソコンサポーターゼットまでお気軽にご相談ください。パソコン修理・サポートのご相談窓口にて、丁寧に対応いたします。