プリンター・スキャナー、開業時にどこまで揃えるべき？

開業準備、プリンター・スキャナーはどこまで揃えるべきか

開業準備を進める中で、「プリンターやスキャナーは、どこまで揃えておけばいいのだろう」と悩む方は多いのではないでしょうか。パソコンと同じくらい、プリンター・スキャナーも業務内容によって最適な選び方が変わってきます。今回は、開業時のプリンター・スキャナー選びの基本的な考え方と、判断のポイントについて詳しくご紹介します。

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まず考えたい「どんな業務で使うか」

プリンター・スキャナー選びで最初に考えたいのは、どのような業務で使用するかということです。契約書や請求書など、紙の書類を頻繁に扱う業種であれば、印刷・スキャンの両方が日常的に必要になります。一方、業務のほとんどがデータでのやり取りで完結する業種であれば、それほど高性能な機器を揃える必要はないかもしれません。まずはご自身の事業で、どの程度の頻度・量で印刷やスキャンが必要になりそうかをイメージしてみましょう。

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プリンターの種類と選び方

プリンターには、大きく分けてインクジェット方式とレーザー方式があります。インクジェット方式は、比較的安価で、写真など細かい色表現が必要な印刷にも向いていますが、印刷枚数が多くなるとインク代がかさみやすい傾向があります。一方、レーザー方式は、初期費用はやや高めですが、大量の書類を印刷する場合のコストパフォーマンスに優れています。文字中心の書類を日常的に多く印刷する業種であれば、レーザー方式を検討する価値があります。また、モノクロのみで十分か、カラー印刷も必要かによっても、選ぶべき機種が変わってきます。

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スキャナー機能、単体かプリンター一体型か

スキャナー機能については、プリンターと一体になった複合機を選ぶ方法と、スキャナー単体を用意する方法があります。複合機は、一台で印刷・スキャン・コピーの機能をまとめられるため、設置スペースを抑えられ、コスト面でも効率的です。開業したばかりで、スキャンの頻度がそれほど高くない場合は、複合機で十分対応できることがほとんどです。一方、大量の書類を日常的にスキャンする業務がある場合は、読み取り速度や画質に優れた専用のスキャナーの方が効率的なこともあります。複合機の便利な使い方については「紙の書類をデータ化したい！スキャナー・複合機の便利な使い方」で詳しくご紹介していますので、あわせてご覧ください。

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最初から揃えるべきか、必要になってから揃えるべきか

開業したばかりの時期は、何を優先して揃えるべきか迷うことも多いはずです。印刷やスキャンの頻度がまだ見えていない段階であれば、無理に高機能な機種を最初から揃えず、必要最低限の機能から始めて、業務が軌道に乗ってきた段階で買い替えや増強を検討するという考え方もあります。また、印刷頻度がそれほど高くない場合は、コンビニエンスストアのプリントサービスや、外部の印刷会社を活用する方法も選択肢の一つです。

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中古・レンタルという選択肢

開業初期は何かと出費がかさむ時期でもあります。予算を抑えたい場合は、中古のプリンター・複合機や、レンタルサービスを利用する方法も検討してみましょう。中古品を選ぶ際は、動作確認の有無や、インク・トナーなど消耗品が入手しやすい機種かどうかを事前に確認しておくことをおすすめします。

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パソコンとの接続・互換性を確認する

プリンターやスキャナーを選ぶ際は、お使いのパソコンとの接続方法や互換性も忘れずに確認しましょう。無線LAN対応の機種であれば、複数のパソコンやスマートフォンから印刷できるなど、柔軟な使い方ができます。接続設定がうまくいかない、突然印刷できなくなったといったトラブルについては「プリンターが突然印刷できなくなった…確認すべき5つのポイント」もあわせてご覧ください。

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迷ったら相談を

開業準備は考えることが多く、プリンター・スキャナー選びにまで十分な時間を割けないという方も多いのではないでしょうか。事業内容やご予算に応じた機種選びについて、当店にお気軽にご相談ください。パソコンとの接続設定についてもあわせてサポートいたします。

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よくあるご質問

Q. 開業したばかりですが、プリンターは必須ですか？

A. 業種や業務内容によります。紙の書類をほとんど扱わない業種であれば、必ずしも最初から用意する必要はなく、必要になったタイミングで検討するという方法もあります。

Q. 家庭用プリンターでも業務利用できますか？

A. 印刷量が少ないうちは、家庭用プリンターでも十分対応できることが多いです。ただし、印刷枚数が増えてくると、インク・トナーのコストや印刷速度の面で、ビジネス向けの機種の方が効率的になる場合があります。

Q. スキャナーは単体で買うべきですか、複合機がいいですか？

A. スキャンする書類の量や種類によります。日常的に大量の書類をスキャンする場合は、専用のスキャナーの方が効率的なこともありますが、開業したばかりで利用頻度がそれほど高くない場合は、プリンター一体型の複合機で十分なケースが多いです。

Q. 中古のプリンター・複合機でも大丈夫ですか？

A. 中古品も選択肢の一つです。予算を抑えたい開業初期には有効な方法ですが、購入前に動作確認や、消耗品の入手しやすさを確認しておくことをおすすめします。

Q. プリンターの接続トラブルについて、相談できますか？

A. はい、承っております。パソコンとの接続設定や、印刷できないといったトラブルについてもご相談いただけます。詳しくは「プリンターが突然印刷できなくなった…確認すべき5つのポイント」もあわせてご覧ください。

Q. コンビニのプリントサービスだけでも開業できますか？

A. 印刷頻度が少ない場合は、外部のプリントサービスを活用する方法も十分考えられます。ただし、機密性の高い書類を外部で印刷することに抵抗がある場合や、頻繁に印刷する必要がある場合は、自前で用意した方が効率的なこともあります。

Q. 正式に依頼する前に、相談だけでもできますか？

A. はい、もちろんです。事業内容やご予算をお伺いしたうえで、開業時に適したプリンター・スキャナー環境をご提案いたします。お気軽にご相談ください。

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「開業時のプリンター・スキャナー選びに迷っている」「パソコンとの接続設定を手伝ってほしい」という方は、パソコンサポーターゼットにお気軽にご相談ください。都城市をはじめ、三股町・小林市・曽於市・えびの市・志布志市・串間市など近郊エリアへの出張訪問にも対応しております。診断・お見積りは無料です。