メールソフトの設定作業｜送受信できるまでの流れ
「新しいパソコンで、いつものメールを使えるようにしたい」「メールソフトの設定画面に、見慣れない言葉が並んでいて、先に進めない」「設定したはずなのに、送れない、受け取れない」。そんなお悩みの方のために、パソコンサポーターゼットの料金表には、「メール設定」というメニューがあります。パソコンのメールソフトに、メールアカウントを設定して、メールの送受信ができる状態にするまでの作業です。この記事では、どんな方に向いているのか、設定に必要な情報、POPとIMAPの違い、メールソフトの選び方、作業の流れ、うまくいかないときの確認点まで、順番にご案内します。
メールソフトの設定作業とは？
「メール設定」は、パソコンのメールソフトに、ご利用のメールアカウントを設定して、メールの送受信ができるようにする作業です。料金表には、「メールソフトにアカウントの設定を行い、メールの送受信ができるようにします（1台、1アカウントごと）」と書かれています。パソコンを買い替えたあとや、メールソフトを入れ替えたあと、プロバイダー（インターネットの接続事業者）から届いた情報を使って、メールを使い始めるときに必要になる作業です。
メールの設定は、一度できてしまえば、毎日の暮らしの中では、意識することの少ないものです。ところが、設定の場面では、メールアドレスのほかに、受信サーバー、送信サーバー、ポート番号、暗号化の方式など、日ごろ目にしない言葉が、いくつも出てきます。1か所でも入力が違うと、メールが送れない、あるいは受け取れない状態になり、どこが違うのかを見つけるのも、なかなか大変です。当店では、そうした設定をお任せいただき、実際にメールが送受信できることを確認して、お引き渡しします。
メールの使い方には、パソコンにメールソフトを入れて使う方法と、ブラウザーで、Webメールのページを開いて使う方法があります。その違いは、メールソフトとWebメールの違い、初めての基本でご案内しています。この記事でご紹介するのは、パソコンのメールソフトに設定する作業です。なお、GmailやYahoo!メールといった、フリーメールのアドレスを新しく取得する作業は、料金表では、別のメニュー（フリーメールアドレス取得・設定）になっています。
新しいパソコンを、一式まとめて設定する場合は、メールの設定を含む「応援パック」もあります。詳しくは、はじめてのパソコン応援パック。届いた日から使える設定をご覧ください。料金については、パソコンサポート料金表でご確認いただけます。
こんな方に向いています
この作業は、特に、次のような方に向いています。
- 新しいパソコンを買って、これまでのメールを、使えるようにしたい方。
- メールの設定画面の、サーバーやポートといった言葉が、よく分からない方。
- ご自身で設定してみたが、メールが送れない、あるいは受け取れない方。
- プロバイダーからの書類を見ながら入力しているが、どれをどこに入れるのか、迷ってしまう方。
- 使っていたメールソフトが使えなくなり、別のメールソフトに切り替えたい方。
- 仕事用と私用など、複数のアドレスを、パソコンで使えるようにしたい方。
- 設定を、確実に済ませて、メールを、すぐに使い始めたい方。
メールは、仕事の連絡や、ご家族とのやり取り、各種サービスの通知など、大事な情報が届く窓口です。設定の失敗で、大切なメールを見逃してしまうことのないよう、不安なときは、無理をせず、ご相談ください。
作業の流れと、ご依頼の前にご用意いただきたい情報
作業は、おおまかに、次の流れで進めます。お客様のご状況によって、前後することがあります。
- お問い合わせ。電話やお問い合わせフォームから、ご連絡いただきます。お使いのパソコンやメールソフト、メールの契約先を、お聞きします。
- 作業の内容と日時を決めます。お見積りは無料です。
- メールの設定に必要な情報を、確認します。
- メールソフトに、アカウントを設定します。
- メールの送信と受信ができることを、実際に確認します。
- 設定した内容と、使い方のご説明をして、お引き渡しします。
設定には、メールの契約先から案内された情報が、必要になります。特に、次のものを、ご用意いただけると、作業がスムーズに進みます。分からないものがあっても、ご相談いただければ、一緒に確認します。
- メールアドレス。設定したいメールアドレスです。
- ユーザー名（アカウント名）とパスワード。メールアドレスと同じ場合もあれば、別の場合もあります。
- 受信サーバーの情報。メールを受け取るための、サーバーの名前と、方式（POPかIMAPか）です。
- 送信サーバー（SMTP）の情報。メールを送るための、サーバーの名前です。送信にも、認証が必要な場合があります。
- ポート番号と、暗号化の方式。契約先の案内に書かれている値を、そのまま入力します。
これらは、プロバイダーからお届けした「メール設定のお知らせ」などの書類や、契約先の会員ページに、書かれていることが多い情報です。ただし、書類をなくしてしまった場合や、お使いのメールの契約先が分からない場合など、情報が見当たらないこともあります。その場合も、まずはご相談ください。パスワードは、他の人の目につく場所に、書き残さないようにしてください。
POPとIMAP、どちらで設定する？
メールの設定では、「アカウントの種類」として、POPとIMAPのどちらかを選ぶ場面があります。どちらも、メールを受け取るための方式ですが、メールの保存のされ方が違います。Mozillaの案内を参考に、おおまかな違いをまとめると、次のとおりです。
- IMAP：メールが、サーバー（メールの預かり場所）に残る方式です。パソコン、スマートフォン、Webメールなど、複数の機器から、同じメールを、同じ状態で見られます。読んだ、削除した、といった変更も、そろって反映されます。
- POP：メールを、パソコンに取り込んで保存する方式です。既定では、取り込んだメールは、サーバーから消えることが多く、その場合、メールは、その1台のパソコンにだけ残ります。ただし、設定によって、動作は変わります。
複数の機器で、同じメールを見たい方には、IMAPが向いています。一方、パソコンの中にだけ、メールを保管したい方や、メールの契約先が、POPにしか対応していない場合は、POPで設定します。どちらを選ぶかは、お使いのメールの契約先が、対応している方式と、お客様の使い方で決めます。迷われるときは、使い方を伺ったうえで、一緒に決めますので、ご安心ください。
なお、POPで、メールをパソコンにだけ保存している場合は、パソコンが壊れたときに、メールが失われるおそれがあります。大切なメールがある場合は、バックアップについても、あわせてご相談ください。
「何から用意すればよいのか分からない」という方へ
メールの設定は、何が必要で、どれを選べばよいのか、分かりにくいものです。お使いのパソコンや、メールの契約先を伺ったうえで、必要な作業を、一緒に整理します。相談だけでも、お気軽にお問い合わせください。詳しくは、パソコン修理・サポートのページをご覧ください。
作業のご紹介① どのメールソフトを使うか
メールを設定するには、まず、使うメールソフトを決めます。Windows 11で、主な選択肢になるのは、次のようなソフトです。
- 新しいOutlook（Outlook for Windows）：Windows 11に、既定のメールアプリとして入っているものです。Microsoftの案内では、POPとIMAPのアカウントも使えるとされています。
- 従来のOutlook：Microsoft 365などの、Officeの製品に含まれるタイプです。お使いのOfficeの種類によって、入っているかどうかが変わります。Officeの種類については、Office 2021のサポート終了。これからの選び方ガイドもご覧ください。
- Thunderbird（サンダーバード）：Mozillaが提供している、無料のメールソフトです。メールアドレスとパスワードを入れると、設定を自動で探してくれる機能があります。見つからない場合は、手動で設定します。
新しいOutlookでは、アカウントを追加したあとに、メールアドレスに対応したパスワードの入力を求められることがあります。写真は、新しいOutlookで、パスワードの入力を求められている画面です。「サインインする必要があります」と表示され、パスワードを入力して「続行」に進みます。なお、画面は、バージョンによって異なる場合があります。
従来のOutlookでは、メールアドレスを入力して、「接続」に進みます。写真は、従来のOutlookで、アカウントを追加するときの画面です。「詳細オプション」を開くと、手動で設定を進める選択肢が表示される場合があります。
Thunderbirdでは、氏名とメールアドレスを入力して、「続ける」に進みます。写真は、Thunderbirdで、メールアドレスを追加するときの画面です。入力したメールアドレスの情報から、設定が見つかれば、続けて、パスワードなどの入力に進みます。
以前、Windowsに入っていた「メール」と「予定表」のアプリは、2024年12月31日にサポートが終了しています。Microsoftの案内では、これらのアプリでは、メールの送受信が、できなくなったとされています。これらを使っていた方は、新しいOutlookなどへの移行が必要です。移行に必要な作業については、ご相談ください。
どのメールソフトで設定するかは、お客様のご希望や、パソコンの環境、これまで使っていたソフトに合わせて、決めます。使い慣れたソフトがあれば、そのソフトで設定することも、ご相談いただけます。
作業のご紹介② アカウントの追加と、送受信の確認
メールソフトが決まったら、アカウントを追加します。画面や項目の名前は、メールソフトや、バージョンによって異なりますが、おおまかな流れは、次のとおりです。
- メールソフトを開き、アカウントの追加を選びます。
- メールアドレスを入力します。
- 設定が、自動で見つかった場合は、その内容を確認します。見つからない場合は、手動での設定に進みます。
- 手動の場合は、アカウントの種類（POPかIMAP）、受信サーバー、送信サーバー、ユーザー名、パスワードを入力します。
- 必要に応じて、ポート番号、暗号化の方式、送信サーバーの認証の設定を行います。
- 設定を保存して、メールの送信と受信を、実際に試します。
手動で設定する場合、Microsoftの案内では、ユーザー名には、メールアドレス全体を入れるとされています。ただし、メールの契約先によって、ユーザー名の決まりが異なることがあるため、契約先の案内を優先します。また、送信サーバー（SMTP）に認証が必要な場合は、その設定にチェックを入れます。ポート番号や暗号化の方式は、契約先から案内された値を、入力します。
設定が終わったら、必ず、送信と受信の両方を、実際に試します。たとえば、ご自身のほかのメールアドレスに、テストのメールを送ってみて、届くことを確認します。続いて、そのアドレスから、返信を送って、受信できることも確かめます。「受信はできるのに、送信ができない」「送信はできるのに、受信ができない」というように、片方だけがうまくいかないことも、よくあるため、両方の確認が欠かせません。
一部のメールサービスでは、メールアドレスとパスワードの入力のあとに、ブラウザーの画面が開き、メールソフトへのアクセスを許可する操作を、求められることがあります。画面の案内に沿って、許可の操作を進めます。
作業のご紹介③ うまくいかないときの確認点
設定したのに、メールが送受信できないときは、次の点を、順番に確認します。ご自身で設定する場合にも、参考になります。
- パソコンが、インターネットにつながっているか。つながっていないと、メールは使えません。つながらないときは、インターネットにつながらない。トラブル解決の進め方をご覧ください。
- メールアドレスと、ユーザー名に、入力の間違いがないか。ユーザー名が、メールアドレスと同じとは限りません。
- パスワードを、正しく入力しているか。大文字と小文字、全角と半角、数字の0と英字のOなどに、注意が必要です。
- 受信サーバーと、送信サーバーの名前に、間違いがないか。1文字違っても、つながりません。
- ポート番号と、暗号化の方式が、契約先の案内と合っているか。
- 送信サーバーの認証の設定が、正しいか。受信はできて、送信だけできない場合は、この設定が原因のことがあります。
- セキュリティソフトなどが、メールの通信を、止めていないか。
それでも解決しない場合は、設定の細かい部分や、メールの契約先側の事情に、原因があるのかもしれません。何度も設定を変えているうちに、元の状態が分からなくなってしまうこともありますので、早めにご相談いただくと、安心です。なお、メールが送れない、届かない、といった不具合の解決は、料金表では、別のメニュー（メール関連トラブル解決）になります。メールが届かない原因については、メールが届かない・迷惑メールフォルダに毎回入る、その原因と対策もあわせてご覧ください。
設定の前後に、知っておきたい注意
メールの設定の前後には、次のような点にも、ご注意ください。
- パスワードの管理に気をつける。メールのパスワードは、ほかのサービスと使い回さないほうが安全です。管理の考え方は、そのパスワード、使い回していませんか？今日からできる管理術でご案内しています。
- 怪しいメールに気をつける。メールを使い始めると、偽のメールが届くこともあります。見分け方は、その1通、本物ですか？フィッシングメール・詐欺サイトの見分け方をご覧ください。
- 古いパソコンのメールや、アドレス帳の引き継ぎ。設定とは別に、これまでのメールや、アドレス帳を、新しいパソコンに移す作業が必要な場合があります。パソコンの入れ替えとあわせてお考えの場合は、パソコン引っ越し応援パック。旧PCからの入れ替え作業をご覧ください。
- 設定する台数と、アカウントの数。料金表では、1台、1アカウントごとの設定になっています。複数のアドレスや、複数のパソコンで設定する場合は、台数やアカウントの数に応じて、ご相談ください。
当店では、都城市を中心に、パソコンの設定作業を承っています。メールの設定のほか、パソコンの買い替えにともなう各種の設定も、まとめてご相談いただけます。ご自宅や事業所へのお伺いが必要な場合は、出張料金のご案内をご覧ください。都城やその周辺にお住まいの方で、メールの設定でお困りの方は、お気軽にご相談ください。
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よくあるご質問
Q1. メールソフトの設定作業では、何をしますか？
A1. パソコンのメールソフトに、メールアカウントを設定して、メールの送信と受信ができる状態にします。お使いのパソコンやメールの契約先に合わせて、メールソフトを選び、必要な情報を確認して入力し、実際にメールの送受信ができることを確認して、お引き渡しします。
Q2. POPとIMAPは、どちらで設定すればよいですか？
A2. 複数の機器で、同じメールを見たい場合はIMAP、パソコンにだけ、メールを保管したい場合はPOPが向いています。ただし、メールの契約先が対応している方式に限られます。使い方を伺ったうえで、一緒に決めます。
Q3. 設定に必要な情報が、分かりません。
A3. プロバイダーから届いた「メール設定のお知らせ」などの書類や、契約先の会員ページに、書かれていることが多い情報です。見当たらない場合も、まずはご相談ください。メールの契約先が分からない場合も、状況を伺ったうえで、一緒に確認します。
Q4. 複数のメールアドレスを、設定したいのですが。
A4. 料金表では、1台、1アカウントごとの設定になっています。複数のアドレスや、複数のパソコンで設定する場合は、台数やアカウントの数に応じて、ご相談ください。
Q5. GmailやYahoo!メールも、設定できますか？
A5. GmailやYahoo!メールといった、フリーメールのアドレスを新しく取得する作業は、料金表では、別のメニュー（フリーメールアドレス取得・設定）です。すでにお持ちのアドレスを、パソコンで使えるようにしたい場合は、ご相談ください。
Q6. 古いパソコンのメールも、新しいパソコンに移せますか？
A6. 設定とは別の作業になります。メールソフトの種類や、メールの保存のされ方によって、移し方が変わるため、お使いのソフトを伺ったうえで、ご案内します。パソコンの入れ替えをお考えの場合は、あわせてご相談ください。
Q7. 自宅に来て、設定してもらえますか？
A7. お伺いしての対応も、ご相談いただけます。出張の場合は、別に出張料金がかかります。詳しくは、出張料金のご案内をご覧ください。
Q8. 相談だけでも、大丈夫ですか？
A8. はい、大丈夫です。診断・お見積りは無料ですので、「これくらいのことで聞いてもいいのか」と迷わず、お気軽にお電話ください。
メールの設定は、受信サーバー、送信サーバー、ポート番号、暗号化と、見慣れない言葉が多く、1か所の入力ミスで、送受信ができなくなってしまいます。「メール設定」は、そうした設定をお任せいただき、メールが送受信できるところまで、仕上げるための作業です。何から用意すればよいか分からないときは、お使いのパソコンや、メールの契約先を、お聞かせください。都城市のパソコンサポーターゼットが、状況を伺ったうえで、ご案内します。まずはお気軽にお電話ください。
