オンライン会議に初めて参加する準備
「会議のURLが届いたけれど、初めてで、何から始めればよいか分からない」「当日、あわててしまいそうで不安」。オンライン会議に初めて参加するときは、そんな気持ちになるものです。
ただ、初めての参加で必要なことは、思ったほど多くありません。機器をそろえ、届いた案内を確かめ、事前に音とカメラを試しておく。この3つができていれば、当日は、落ち着いて入室できます。
この記事では、参加に必要なもの、Zoom・Teams・Google Meetの主な違い、案内を受け取ってから入室するまでの流れ、事前のテスト、会議中のマナー、パソコン側の確認、うまくいかないときの確認の順番を、順にご紹介します。
オンライン会議に参加するのに、必要なもの
オンライン会議に参加するには、基本的に、次のものが必要です。この記事では、パソコンから参加する場合を中心にご紹介します。
- パソコン。スマートフォンやタブレットから参加できる会議もありますが、画面が大きいパソコンのほうが、資料や参加者の様子を見やすくなります。
- インターネットの接続。映像と音声をやり取りするため、安定した接続がおすすめです。自宅のWi-Fiなど、いつも使っている回線が安心です。
- 音を聞くもの。パソコンのスピーカー、または、イヤホンやヘッドセットです。
- 声を届けるマイク。発言する予定があるときは、必須です。聞くだけの参加であれば、使わない場面もあります。
- 映像を送るカメラ。顔を映さない会議であれば、必須ではありません。ただ、「カメラをオンにしてください」と言われることもあるため、使えるようにしておくと安心です。
ノートパソコンの多くは、カメラ・マイク・スピーカーが内蔵されています。一方、デスクトップパソコンは、付いていないことがあります。自治体の案内でも、カメラやマイクが内蔵か外付けかを、先に確認するよう紹介されています。
カメラやマイクが付いていないときは、外付けのWebカメラや、マイク付きのヘッドセットを、パソコンにつなぎます。イヤホンやヘッドセットを、Bluetoothでつなぐ場合は、Bluetoothマウス・イヤホンの接続方法の基本もご覧ください。
Zoom・Teams・Google Meet。主なサービスの違い
オンライン会議には、いくつかのサービスがあります。どれを使うかは、主催者が決めます。参加する側は、届いた案内に従って、参加します。ここでは、よく使われる3つの、参加までの違いをご紹介します。画面の表示や項目の名前は、バージョンによって、異なることがあります。
Zoomの場合
自治体の案内では、公式サイトからアプリ（クライアント）をダウンロードして、先にインストールしておく手順が紹介されています。アカウントがなくても、招待のURLから、参加できる案内です。
招待のURLを押すと、「Zoom Meetingを開く」といった確認が出ます。パスコードを入力し、名前を入れて、参加します。入室後は、パソコンの音声を使う設定（「コンピューターオーディオ」）を選びます。
Teamsの場合
自治体の案内では、アカウントがなくても、ブラウザーで参加できる手順が紹介されています。招待のリンクを開いたあと、「このブラウザーで続ける」を選ぶ流れです。スマートフォンから参加するときは、Teamsのアプリが必要とされています。
マイクやカメラの使用を、許可するかどうかを聞かれます。名前を入れて参加すると、主催者が入室を許可するまで、待つ画面になることがあります。
Google Meetの場合
自治体の案内では、Googleアカウントでログインして、参加する手順が紹介されています。招待のURLを、ブラウザーのアドレス欄に貼り付ける方法や、会議コードを入力する方法があります。
参加する前の画面で、マイク・カメラ・スピーカーの状態を確かめられます。ここで、自分の映り方や、音が出るかを、先に確認しておくと安心です。
どのサービスでも、共通する流れは、「リンクを開く」→「名前を入れる」→「マイクとカメラを確認する」→「入室する」です。ひとつ覚えておくと、別のサービスの会議に呼ばれたときにも、応用できます。
招待のメールやリンクを受け取ったら
案内が届いたら、すぐに、リンクを開く前に、次の点を確認しておきましょう。ここで確認しておくと、当日の迷いが減ります。
- 日時と、使うサービスを確認する。Zoom、Teams、Google Meetなど、どのサービスかによって、準備が変わります。
- パスコードや、会議IDの有無を確認する。案内に書かれている場合は、入室のときに入力します。手元に控えておくと、あわてません。
- アプリのインストールが必要かを確認する。特に、Zoomは、先にインストールしておくと、当日、スムーズです。
- 参加するときの名前の指定を確認する。「会社名と氏名で入力してください」など、主催者から指定があることがあります。
- カレンダーやメモに、日時とリンクを控える。メールの山の中から探す手間が、省けます。
会議の案内を装った、偽のメールが届く可能性もあります。心当たりのない会議の招待や、急かすような案内は、リンクを開く前に、送り主へ確かめましょう。見分け方は、その1通、本物ですか？フィッシングメール・詐欺サイトの見分け方もご覧ください。
リンクを押しても会議の画面が開かないときは、URLをコピーして、ブラウザーのアドレス欄に貼り付ける方法もあります。また、会議の主催者が、別の参加方法（会議IDの入力など）を案内していることもあります。
前日までに、カメラとマイクをテストしておく
初めての参加で、いちばん差が出るのは、事前のテストです。「当日、入室してから、音が出ないことに気づく」というのは、よくある失敗です。前日までに、次の点を確かめておきましょう。
- カメラが映るか。Windowsの「カメラ」アプリを開いて、自分の顔が映るかを確認します。映らないときは、Windowsの設定で、カメラの使用が許可されているかを確認します。
- マイクが声を拾うか。Windowsの「設定」の「システム」にある「サウンド」で、入力のマイクを選ぶと、声に合わせて、音量を示すバーが動くかを確認できます。表示は、Windowsのバージョンによって異なります。「設定」の歩き方は、「設定」アプリ、迷わず使うための基本の歩き方をご覧ください。
- スピーカーやイヤホンから、音が出るか。音量が小さくなっていないか、ミュートになっていないかを確認します。音量の調整は、画面の明るさ・音量調整、意外と知らない基本操作でご紹介しています。Bluetoothがつながらないときは、Bluetoothのマウス・イヤホンが繋がらない…ペアリングできない時の対処法もご覧ください。
- 通信が安定しているか。映像と音声をやり取りするため、通信が不安定だと、音声が途切れたり、映像が止まったりします。気になるときは、Wi-Fiが遅い・繋がらない…自分でできる5つのチェックポイントもご覧ください。外出先から参加するときは、外出先でもパソコンをネットに。スマホのテザリング接続の基本も参考になります。通信量が多くなりやすいため、ご契約の内容もご確認ください。
- アプリが使える状態か。Zoomなどのアプリを使う会議では、インストールと、起動できるかどうかを確認します。
- 電源を確保する。ノートパソコンは、ACアダプターをつないで参加すると、会議の途中で、電池が切れる心配がありません。
Google Meetのように、参加する前の画面で、マイク・カメラ・スピーカーを確かめられるサービスもあります。当日も、入室の前に、この画面で確認する習慣をつけておくと安心です。
「オンライン会議に初めて参加する。準備に不安がある」という方へ
当店では、パソコンのトラブル診断（店頭持込の簡易診断）や、操作を順にご説明する「パソコン操作説明」（品番9911）を承っています。また、Webカメラをパソコンに接続・設定し、動作確認と、付属のアプリケーションソフトのインストールを行う「WEBカメラ設定」（品番9707）も承っています。まずは、困っている点をお聞かせください。詳しくは、都城市のパソコン修理・サポートのページをご覧ください。
当日、入室するまでの流れ
手順は、サービスや主催者の設定によって、少しずつ異なります。おおむね、次の流れで進みます。
- 始まる少し前に、準備を済ませる。目安として、始まる10分ほど前には、パソコンの前に座り、カメラとマイクの確認を終えておくと、落ち着いて入室できます。
- 招待のリンクを開く。または、会議IDを入力します。
- アプリを開く確認が出たら、開く。Zoomでは、「Zoom Meetingを開く」といった確認が出ます。
- パスコードを入力する。求められたときだけです。
- 名前を入力する。主催者の指定があれば、それに合わせます。「所属と氏名」の形式を、指定されることもあります。
- カメラとマイクの許可を求められたら、許可する。許可しないと、映像や音声を送れません。
- 参加前の画面で、映像と音声を確認して、参加する。
- 待機室に入ったら、主催者が許可するまで待つ。
「待機中」の画面で、止まっているように見えても
主催者が入室を許可するまで、待つ画面になることがあります。画面が切り替わらないからといって、何度もやり直す必要はありません。しばらく待ちましょう。長く待っても変わらないときは、主催者へ、別の方法で連絡します。
入室したら、最初にすること
入室できたら、まず、相手の声が聞こえるかを確認しましょう。聞こえないときは、パソコンの音量と、会議の画面にある音声の設定を確かめます。
発言しないときは、マイクをオフ（ミュート）にしておくのが一般的です。マイクとカメラのオン・オフは、会議の画面の下側にあるボタンで、切り替えられます。
会議中のマナーと、映り方の整え方
初めてでも、次の点を押さえておけば、失礼にならず、落ち着いて参加できます。
- 話さないときは、マイクをオフにする。生活音や、キーボードの音が、入りにくくなります。
- 話すときは、ミュートを解除する。解除し忘れて、話し始めてしまうことが、よくあります。
- ハウリングに気をつける。スピーカーの音を、マイクが拾うと、キーンという音が出ることがあります。イヤホンやヘッドセットを使うと、防ぎやすくなります。同じ部屋で、複数人が別々のパソコンで参加するときは、マイクを使うのは、1台にするのが基本です。
- カメラは、目線の高さに近づける。ノートパソコンは、本などで、画面を少し持ち上げると、顔が自然に映ります。
- 明かりは、顔の前から当てる。窓や照明を背にすると、顔が暗く映ります。
- 背景に、映したくない物がないか確認する。気になるときは、サービスによっては、背景をぼかす機能や、背景画像を選ぶ機能があります。
- 画面に、通知が出ないようにする。メールやチャットの通知が、画面に出ると、相手にも見えてしまうことがあります。通知の設定は、通知が多くて集中できない…オフにする基本設定をご覧ください。
- 名前を、直したいときは。Zoomでは、入室後に、「参加者」の一覧から、名前を変更できると、自治体の案内で紹介されています。
会議が終わったら、画面にある「退出」のボタンを押して、会議から抜けます。パソコンを閉じるだけでは、会議が続いたままになることもあるため、ボタンで退出するのが安心です。
パソコン側で、会議の前に確認しておくこと
会議のサービスの設定とは別に、パソコン側にも、会議中に困りやすい点があります。会議の前に、さっと確認しておきましょう。
- スリープや、画面の消灯の設定。長い会議のあいだ、画面が消えたり、パソコンが眠ってしまったりすると、困ります。ノートパソコンの蓋の動作や、スリープの設定は、ノートPCの蓋を閉じたときの動作。スリープの設定でご紹介しています。
- 更新と再起動のタイミング。会議の直前や最中に、Windowsの更新で再起動が入ると、会議から外れてしまいます。使用時間の設定は、パソコンが勝手に再起動する。更新と使用時間の設定をご覧ください。
- 通知の設定。会議の前に、通知を整えておくと、落ち着いて参加できます。くわしくは、通知が多くて集中できない…オフにする基本設定をご覧ください。
- 動きが重くないか。ほかのアプリをたくさん開いていると、パソコンの動きが重くなり、映像や音声が乱れやすくなります。不要なアプリは、閉じておきましょう。確認の方法は、動きが重い…タスクマネージャーで確認する基本操作をご覧ください。
- 画面の明るさと、音量。画面が暗すぎたり、音量が小さすぎたりしないかを、確認しておきます。くわしくは、画面の明るさ・音量調整、意外と知らない基本操作をご覧ください。
- 電源の確保。ノートパソコンは、ACアダプターをつないでおきます。
どれも、普段の使い方の延長にある設定です。慣れないうちは、会議の前日に、一度に確認しておくと、当日の不安が減ります。
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会議の途中で、通信が不安定なときの確認が分かります。
それでも、うまくいかないときは
入室のあとで、「音が聞こえない」「自分の声が届かない」「映像が出ない」ということも、あるかもしれません。そんなときは、あわてずに、確認の順番を決めておくと、落ち着いて対処できます。
- パソコンの音量が、ミュートや最小になっていないか。タスクバーの音量のマークで、確認します。
- 会議の画面のマイクやカメラのボタンが、オフになっていないか。ボタンに、斜線が入っていないかを見ます。
- 会議のサービスで、使うマイク・スピーカー・カメラが選ばれているか。複数の機器がつながっていると、意図しないものが選ばれていることがあります。
- Windowsの設定で、カメラやマイクの使用が許可されているか。許可がないと、会議のアプリから、使えません。
- ほかのアプリが、カメラやマイクを使っていないか。ほかのアプリが使っていると、会議のアプリで、使えないことがあります。
- 通信が、安定しているか。Wi-Fiの電波が弱いと、映像や音声が途切れます。
会議の途中で、「自分だけ聞こえない」「自分だけ映らない」といったトラブルが起きたときの原因と対処は、オンライン会議で自分だけ聞こえない・映らない…よくある原因と対処法でくわしくご紹介しています。
当日、どうしても入室できないときのために、主催者へ連絡できる方法（メール・電話・チャットなど）を、控えておくと安心です。遅れそうなときや、入れないときは、早めに伝えましょう。
機器の接続や設定で止まってしまったときは、無理をせず、ご相談ください。当店では、状況をお聞きして、順にご案内します。
よくあるご質問
Q. アカウントがなくても、参加できますか？
自治体の案内では、ZoomやTeamsは、アカウントがなくても、招待のURLから参加する手順が紹介されています。ただ、主催者の設定によっては、サインインを求められることもあります。まずは、届いた案内に書かれている方法を確認してください。
Q. スマートフォンでも、参加できますか？
参加できる会議が多いようです。Teamsは、スマートフォンから参加するときは、アプリが必要とされています。ほかのサービスも、アプリを使うのが一般的です。なお、当店でお手伝いできるのは、パソコンのご相談です。
Q. カメラやマイクがないパソコンでも、参加できますか？
聞くだけ、見るだけの参加であれば、できる場合があります。ただ、発言したいときは、マイクが必要です。顔を映すよう言われたときは、カメラが必要です。外付けのWebカメラや、マイク付きのヘッドセットを、つなぐ方法があります。
Q. 顔を映したくないときは、どうすればよいですか？
会議の画面で、カメラをオフにできます。サービスによっては、背景をぼかす機能や、背景画像を選ぶ機能もあります。ただ、会議によっては、カメラをオンにするよう、お願いされることもあります。
Q. 入室するときの名前は、何と入力すればよいですか？
主催者から指定があれば、それに合わせます。「所属と氏名」の形式を求められることもあります。指定がないときは、相手に分かる名前が無難です。Zoomでは、入室後に、「参加者」の一覧から、名前を変更できると、自治体の案内で紹介されています。
Q. 入室しようとしたら、「待機中」の画面から進みません。
主催者が、入室を許可するまで、待つ画面になっていることがあります。何度もやり直さず、しばらく待ってみましょう。長く待っても変わらないときは、主催者へ、メールや電話などで連絡してください。
Q. 相手に、「キーンという音が出ている」と言われました。
スピーカーの音を、マイクが拾う、ハウリングの可能性があります。イヤホンやヘッドセットを使うと、防ぎやすくなります。同じ部屋で、複数人が参加しているときは、マイクを使うのは、1台にします。
Q. 当店では、どんなお手伝いができますか？
当店では、パソコンのトラブル診断（店頭持込の簡易診断）や、操作を順にご説明する「パソコン操作説明」（品番9911）を承っています。また、Webカメラをパソコンに接続・設定し、動作確認と付属のアプリケーションソフトのインストールを行う「WEBカメラ設定」（品番9707）も承っています。会議サービスの契約内容や、主催者側の設定については、主催者や、サービスの提供元へご確認ください。
オンライン会議は、一度つながると、次からは、ぐっと楽になります。初めての参加は、準備を整えておくだけで、当日の不安を、大きく減らせます。都城市のパソコンサポーターゼットでは、パソコンの操作や、Webカメラなどの設定について、ご相談を承っています。都城周辺で、「オンライン会議に初めて参加するので、不安がある」とお考えの方は、お気軽にご相談ください。
