紙の書類をデータ化したい！スキャナー・複合機の便利な使い方
その紙の書類、机の上にたまっていませんか？
契約書、取扱説明書、レシート、お子さんのプリント類…気づけば紙の書類がどんどんたまってしまう、という方は多いのではないでしょうか。スキャナーや複合機を使ってデータ化（PDF化）すれば、紙を保管するスペースが不要になるだけでなく、必要な書類を検索してすぐに見つけられるようになります。今回は、書類をデータ化する際の基本的な手順と、知っておくと便利な設定のコツをご紹介します。
書類をデータ化する3つの方法
- 複合機のスキャン機能を使う: プリンター一体型の複合機には、多くの場合スキャン機能が搭載されています。パソコンと接続し、原稿をセットして読み取るだけで手軽にデータ化できます。
- 単体のスキャナーを使う: スキャン専用機は読み取り速度や画質に優れ、書類を大量に扱う場合に向いています。
- スマートフォンのアプリで撮影する: 外出先や、複合機が手元にない場合には、スマートフォンのカメラとスキャンアプリを組み合わせる方法も便利です。ただし、枚数が多い場合や仕上がりの綺麗さを重視する場合は、複合機やスキャナーの方が安定した結果を得やすい傾向があります。
保存形式はどう選ぶ？ PDFとJPEGの使い分け
スキャンする際に迷いやすいのが保存形式です。用途に応じて、次のように使い分けるのがおすすめです。
- PDF形式: 契約書や請求書、取扱説明書など、文字が中心の複数ページ書類に向いています。1つのファイルに複数ページをまとめられ、あとから紹介するOCR（文字認識）機能とも相性が良い形式です。
- JPEG形式: 写真やイラストなど、画像として保存したいものに向いています。ただし、複数ページを1つのファイルにまとめることはできません。
解像度（読み取りの細かさ）は、文字中心の書類であれば200〜300dpi程度で十分読みやすく、ファイルサイズも抑えられます。写真など細部を残したいものは600dpi程度を選ぶと、より綺麗に仕上がります。
スキャンした書類を「文字検索できる」ようにするOCR機能
OCR（光学文字認識）とは、画像の中に写っている文字を認識し、パソコンで検索・コピーできるテキストデータに変換する機能です。OCRを使ってPDF化しておくと、あとから「あの書類、どこにしまったっけ？」となったときにも、キーワード検索ですぐに見つけられるようになります。多くの複合機にはOCR機能が搭載されているほか、パソコン用のソフトで後から処理することも可能です。
大量の書類を効率よくスキャンするコツ
- ADF（自動原稿送り装置）を活用する: 複数枚の原稿をまとめてセットし、自動的に1枚ずつ読み取ってくれる機能です。大量の書類を扱う場合は特に作業時間を大きく短縮できます。
- ファイル名・フォルダ分けのルールを決めておく: 「日付_書類名」のように統一したファイル名ルールを決めておくと、あとから探しやすくなります。
- クラウドストレージと組み合わせる: スキャンしたデータをクラウド上に保存しておけば、パソコンの故障時にもデータを守りやすくなります。「クラウドストレージって何？写真・データを守る基本のバックアップ知識」もあわせてご覧ください。
お仕事の書類管理にも
個人事業主や小規模店舗の方にとっても、請求書・領収書・契約書のデータ化は書類管理の効率化に役立ちます。紙の書類がたまりやすい業種の方は「壊れてからでは遅い。個人事業主・小規模店舗のためのパソコン点検リスト」もあわせてご参照ください。また、複合機での印刷トラブルについては「プリンターが突然印刷できなくなった…確認すべき5つのポイント」でも解説していますので、スキャン・印刷どちらのトラブルも気になる場合はご覧ください。
スキャナー・複合機の設定やデータ整理のご相談も承っています
よくあるご質問
Q. 複合機を持っていなくても、書類をデータ化する方法はありますか？
A. はい、スマートフォンのカメラとスキャンアプリを組み合わせる方法もあります。ただし、枚数が多い場合や、傾き・影のない綺麗な仕上がりを重視する場合は、複合機やスキャナーを使う方が効率的で読み取り精度も安定します。
Q. スキャンしたデータは、PDFとJPEGのどちらで保存すればいいですか？
A. 契約書や請求書など文字が中心の書類はPDF形式がおすすめです。複数ページを1つのファイルにまとめられ、文字検索機能（OCR）にも対応しやすいためです。写真やイラストなど画像として保存したいものはJPEG形式が適しています。
Q. 大量の書類を一気にスキャンする方法はありますか？
A. ADF（自動原稿送り装置）が搭載された複合機であれば、まとめてセットするだけで自動的に1枚ずつ読み取ってくれます。大量の書類を処理する場合は、ADF対応の複合機を使うと作業時間を大幅に短縮できます。
Q. スキャンした書類を、あとから文字で検索できるようにする方法はありますか？
A. OCR（光学文字認識）という機能を使うことで、スキャンした画像の中の文字をテキストデータとして認識させることができます。多くの複合機にOCR機能が搭載されているほか、パソコン用の無料・有料ソフトでも対応可能です。
Q. スキャナーや複合機の設定・接続がうまくいきません。相談できますか？
A. はい、承っております。パソコンとの接続設定（USB・Wi-Fi）、ドライバーのインストール、スキャンした後のデータ整理まで、まとめてご相談いただけます。お気軽にお問い合わせください。
「複合機とパソコンをうまく接続できない」「スキャンした書類の整理方法を知りたい」という方は、パソコンサポーターゼットにお気軽にご相談ください。都城市をはじめ、三股町・小林市・曽於市・えびの市・志布志市・串間市など近郊エリアへの出張訪問にも対応しております。診断・お見積りは無料です。
