書類をPDFにして保存する方法。印刷画面からの基本

「請求書や申込書を、メールで送るために、PDFにしたい」「ホームページの内容を、そのままの見た目で残しておきたい」。パソコンを使っていると、書類をPDFにして保存したい場面が、よくあります。

実は、PDFを作るために、特別なソフトを買う必要はありません。Windows 11には、PDFを作る機能が、はじめから備わっています。しかも、プリンターがなくても使えます。この記事では、印刷画面から作る方法を中心に、WordやExcelから直接作る方法、保存先やファイル名のコツ、うまくいかないときの確認点までを、順にご紹介します。

なお、PDFを開いたときに、内容がうまく表示されない場合は、PDFファイルが開いてもプレビューが表示されない…その原因と対処法で、別にご紹介しています。

「PDF」とは、どんな書類の形式なのか

PDFは、書類を、見た目のまま保存できるファイルの形式です。WordやExcelで作った書類は、開くパソコンやアプリによって、文字の位置がずれたり、表の形が崩れたりすることがあります。PDFにしておけば、どのパソコンやスマートフォンで開いても、ほぼ同じ見た目で表示されます。

たとえるなら、書類を、きれいに「写真に撮って」残しておくようなものです。写真は、見る人が変わっても、写っている内容は変わりません。PDFも同じで、「見せるための書類」に向いています。反対に、あとから書き直したい書類は、もとのWordやExcelのファイルのまま、残しておくことが大切です。

PDFのファイルには、名前の最後に「.pdf」が付いています。この部分を「拡張子」と呼びます。くわしくは、拡張子って何？表示設定と見分け方の基本をご覧ください。

こんなときに、PDFにして保存すると便利です

次のような場面では、PDFにしておくと、役立つことがあります。

なお、PDFにした書類は、送る前に中身をよく確認してください。個人情報が含まれていないか、送る相手が正しいかも、あわせて確認しましょう。

方法①　印刷画面から、PDFを作る

いちばん基本になるのは、印刷画面から作る方法です。印刷に対応しているアプリなら、WordやExcelだけでなく、ブラウザー、メモ帳、写真のアプリなど、多くのものでお使いいただけます。実際にプリンターで印刷するわけではなく、印刷の代わりに、PDFのファイルを作る、というイメージです。

Windowsの標準機能「Microsoft Print to PDF」を使う

Windows 11には、「Microsoft Print to PDF」という、PDF用の仮想のプリンターが、あらかじめ用意されています。手順は、次のとおりです。

これで、PDFのファイルが、できあがります。操作の途中で、実際に紙が出てくることはありません。印刷画面の見方は、初めての印刷、プリンターの設定と基本操作もご参考ください。

ブラウザー（EdgeやChrome）の場合

ホームページの画面を、PDFにして残したいときは、ブラウザーの印刷画面からも、PDFを作れます。

お使いのブラウザーのバージョンによって、表示される名前や位置が、少し異なることがあります。見つからないときは、［Ctrl］キーを押しながら［P］キーを押して、印刷画面を開いてみてください。

方法②　Word・Excelから、直接PDFで保存する

WordやExcelなどのOfficeアプリには、PDFで保存する機能が、はじめから付いています。Microsoftのサポート情報では、次のように案内されています。

お使いのOfficeのバージョンによって、メニューの名前や並びが異なることがあります。見当たらないときは、［ファイル］のメニューの中を、順に見てみてください。

保存のときに、品質を選べる場合があります。「標準」は、パソコンで見る・印刷することを前提にした設定で、「最小サイズ」は、画質を少し下げて、ファイルの大きさを小さくする設定です。メールで送るときに、容量が大きすぎる場合は、「最小サイズ」を選ぶと、小さくできることがあります。

どちらの方法を使うべきか迷ったときは、次のように考えると分かりやすくなります。WordやExcelの書類なら、方法②が手軽です。ホームページの画面や、そのほかのアプリの画面をPDFにしたいときは、方法①を使います。

保存先とファイル名の、ちょっとしたコツ

PDFを作ったあとに、「どこに保存したか分からなくなった」という声は、よく聞かれます。保存するときに、次のことを意識しておくと、あとで探す手間が減ります。

保存した場所が分からなくなったときは、エクスプローラーの検索欄に、「*.pdf」と入力すると、PDFのファイルが一覧で表示されます。更新日時の新しい順に並べると、いま作ったファイルが見つかりやすくなります。検索の方法は、ファイルが見つからない時の検索機能の使い方で、保存場所の考え方は、ファイルの保存場所が分からない…整理のキホンでご紹介しています。

仕上がりの確認と、画質・ファイルの大きさ

PDFを作ったら、保存して終わりにせず、一度開いて、仕上がりを確認してください。次の点を、見ておくと安心です。

特に、Excelの表は、横に長いと、右端が切れたり、数ページに分かれたりしやすい書類です。そのようなときは、印刷画面のプレビューを見ながら、拡大・縮小の設定や、余白を調整すると、1ページに収まりやすくなります。

また、写真が多い書類をPDFにすると、ファイルが大きくなることがあります。画質を上げるほど、ファイルは大きくなります。メールで送る場合は、相手が受け取れる大きさかも、確認してください。大きすぎるときは、画質を下げるか、ZIPファイルって何？圧縮・解凍の基本操作でご紹介している、圧縮の方法も使えます。

うまくいかないときの、確認点

PDFが作れないときは、次のような点を、順に確認してみてください。

表示される画面の名前や、項目の位置は、Windowsやアプリのバージョンによって、異なることがあります。見つからないときは、無理に操作を進めず、画面を確認しながら、ご相談ください。

PDFを作るときの、注意点

PDFは便利ですが、使うときには、次の点にご注意ください。

書類の作り方や、PDFの扱いに不安があるときは、無理をせず、ご相談ください。お伺いしての作業をご希望の場合は、出張料金のご案内もあわせてご覧ください。

よくあるご質問

Q. PDFにするには、特別なソフトを買う必要がありますか？

いいえ、必要ありません。Windows 11には、印刷画面から、PDFを作る機能が、はじめから備わっています。WordやExcelには、PDFで保存する機能も付いています。

Q. プリンターがなくても、PDFは作れますか？

作れます。印刷画面でPDF用の選択肢を選ぶ方法は、紙に印刷するわけではないので、プリンターが接続されていなくても、お使いいただけます。

Q. PDFにすると、内容を書き換えられなくなりますか？

いいえ、完全には防げません。専用のソフトなどで、書き換えられることがあります。もとのファイルは別に残し、送り先や保存場所にご注意ください。

Q. PDFに、パスワードをかけられますか？

印刷画面から作る方法では、パスワードの設定はできません。Wordなどでは、保存の際のオプションで、設定できる場合があります。お使いのアプリのメニューを、確認してみてください。

Q. 複数の書類を、1つのPDFにまとめられますか？

印刷画面から作る方法では、複数のPDFを1つにまとめることは、できません。複数の写真を選んで、一度に印刷する方法で、1つのPDFにまとめられることもあります。

Q. 保存したPDFが、どこにあるか分かりません。

エクスプローラーの検索欄に、「*.pdf」と入力すると、PDFのファイルが表示されます。更新日時の新しい順に並べると、探しやすくなります。探し方は、ファイルが見つからない時の検索機能の使い方をご覧ください。

Q. PDFのファイルが大きすぎて、メールで送れません。

画質の設定を下げて作り直すと、小さくできることがあります。Officeからの保存では、「最小サイズ」を選ぶ方法もあります。それでも大きいときは、ZIPファイルって何？圧縮・解凍の基本操作でご紹介している圧縮も、お試しください。

Q. 自分で作るのが不安です。

無理に、ご自身で進めなくても大丈夫です。当店では、パソコンの操作をご説明する「パソコン操作説明」も承っています。詳しくは、パソコンサポート料金表をご覧ください。

書類をPDFにする方法は、一度覚えてしまえば、ふだんの仕事や、手続きの場面で、長く役に立ちます。都城市のパソコンサポーターゼットでは、パソコンの基本操作のご相談を承っています。都城周辺で、「書類のPDF化がうまくいかない」など、お困りでしたら、どうぞお気軽に、パソコン修理・サポートのページから、ご相談ください。